Artikel über: Coffee-Breaks für Teams

Einstellungsmöglichkeiten für Microsoft Teams Administratoren

Dieser Artikel richtet sich an Crewting Admins, die Coffee-Breaks konfigurieren, verwalten oder anpassen möchten. Du kannst ihn als Schritt-für-Schritt-Anleitung oder als Nachschlagewerk nutzen.


ℹ️ Hier findest du die Crewting App in Microsoft Teams: Microsoft Teams > Chatliste > Crewting > App


Springe direkt zu einem bestimmten Abschnitt:  

  


Kampagneneinstellungen


Die Kampagneneinstellungen gelten übergreifend für alle Kampagnen. Es stehen folgende Einstellungen zur Verfügung: 


ℹ️ Die Kampagneneinstellungen findest du hier in der Crewting App: Microsoft Teams > Chatliste > Crewting > App > Mitarbeiter Matching > Einstellungen.


Wen ich nicht treffen will: Hier kann festgelegt werden, ob Benutzer einzelne Kollegen blockieren können, damit sie mit diesen Personen nicht gematcht werden. Die Blockierung erfolgt ausschließlich durch die Benutzer selbst.


Erweiterter Terminierungs Zeitraum: Erweiterter Zeitraum, in dem Termine automatisch geplant werden. Standardmäßig werden Termine für die folgende Woche geplant. In der Praxis kann es jedoch vorkommen, dass ein Kalender voll ist und keine gemeinsamen freien Slots gefunden werden können. Aus diesem Grund ist es möglich, einen längeren Zeitraum festzulegen. Wenn in der ersten Woche kein für beide Seiten passender Termin verfügbar ist, wird die folgende Woche ausgewählt usw.


Frühester Termin nach Matching: Lege fest, wie viele Tage nach dem Matching-Prozess das erste Treffen frühestens stattfinden kann. Beispiel: Bei einer Einstellung von 3 Tagen werden Termine frühestens 3 Tage nach dem Matching geplant.


Spätester Termin nach Matching: Lege die maximale Anzahl der Tage nach dem Matching-Prozess fest, innerhalb derer ein Treffen stattfinden soll. Beispiel: Bei einer Einstellung von 14 Tagen werden Termine innerhalb von 14 Tagen nach dem Matching geplant.


Matchmaking Pause: Hier kann der maximale Zeitraum eingestellt werden, für wie viele Monate ein Benutzer die Coffee-Breaks pausieren kann und für wie viele Matchmaking Intervalle ein User maximal pausieren kann. Die einzelnen Optionen werden in den folgenden beiden Absätzen erklärt. 


Maximale Dauer der Coffee-Break-Pause für Nutzer hinterlegen: Jeder Benutzer kann die Coffee-Breaks für einen bestimmten Zeitraum pausieren. Über diese Einstellung kann das Limit für diese Funktion gesteuert werden. Grundsätzlich können 1 bis 12 Monate als Limit eingestellt werden. Die Standardeinstellung ist 3 Monate. Änderungen sind über das Dropdown-Menü möglich. 


Maximale Anzahl an Coffee-Breaks, die von einem Nutzer pausiert werden können: Jeder Benutzer kann die Coffee-Breaks für eine bestimmte Anzahl an Coffee-Breaks pausieren. Über diese Einstellung kann das Limit für diese Funktion gesteuert werden. Als Limit können 1 bis 10 Coffee-Breaks eingestellt werden. Die Standardeinstellung ist 3 Coffee-Breaks. Änderungen sind über das Dropdown-Menü möglich. 



Neue Coffee-Break Kampagne erstellen


Eine Kampagne definiert, wer, wann und wie gematcht wird. Sobald sie aktiv ist, übernimmt Crewting automatisch das Matching und die Einladung.


Personen, die über Admin-Berechtigungen in Teams verfügen, können die Matching-Einstellungen für Coffee Breaks verwalten. Die Einstellungen findest du hier: Microsoft Teams > Chatliste > Crewting > App > Mitarbeiter Matching


Sobald eine Kampagne aktiviert wird, werden zum eingestellten Zeitpunkt automatisch Coffee-Break-Einladungen versendet. Über Neue Kampagne kann eine Kampagne erstellt werden und alle bestehenden Kampagnen bearbeitet werden. 


💡 Coffee-Break Einladungen werden immer für die Woche nach dem Matching versendet



  1. Wähle einen Channel 


Wähle das Team (Channel), in dem du die Mitglieder durch Crewting regelmäßig vernetzen möchtest. 


Der ausgewählte Channel ist die Teilnehmerliste für deine Coffee-Breaks. Nur Mitglieder dieses Channels werden gematcht.


Durch das Verbinden der App mit dem jeweiligen Team werden automatisch alle derzeitigen Mitglieder des Teams für das Matching berücksichtigt. Neue Mitglieder, die dem Team beitreten, werden ebenfalls automatisch beim Matching mit einbezogen. In den Einstellungen können auch einzelne User ausgeschlossen bzw. nur bestimmte User berücksichtigt werden. 


💡 Sollte dein Team nicht angezeigt werden, erfährst du in diesem Artikel, wie du ein Team mit Crewting verbindest



  1. Benenne die Kampagne


Überlege dir einen passenden Namen für deine Kampagne, der deine Initiative gut beschreibt. Hier sind einige Beispiele unserer Kunden:


  • Coffee-Break
  • Coffee Chat 
  • Coffee Corner
  • Coffee Matching 
  • Coffee Roulette 


Oft werden die Namen auch mit dem Unternehmensnamen oder der Abteilung verbunden, wie beispielsweise Crewting Coffee Roulette. Wir empfehlen eindeutige Namen, insbesondere wenn mehrere Kampagnen parallel laufen (z. B. gesamtes Unternehmen und Abteilung).


Ein Beispiel für mehrere parallel laufende Kampagnen:


  • Company Coffee-Break (Kampagne für das gesamte Unternehmen)
  • HR Coffee-Break (Kampagne für HR-Abteilung)
  • Marketing Coffee-Break (Kampagne für Marketing-Abteilung)
  • Sales Coffee-Break (Kampagne für Sales-Abteilung)


💡 Beachte bitte, dass der Kampagnenname sowohl in der Einladung im Chatbot als auch in der Kalendereinladung erscheint.



  1. Lege die Terminierung fest


Crewting terminiert die Treffen zwischen Kollegen automatisch, sodass anschließend kein Verwaltungsaufwand mehr besteht. Die Einladungen werden immer zum festgelegten Zeitpunkt verschickt, die Meetings selbst finden später statt. Hierfür müssen folgende Informationen hinterlegt werden: 


Wochentag: Der Wochentag, an dem die Einladungen an die Mitarbeiter versendet werden.


Zeit: Die Uhrzeit, an dem die Einladungen am eingestellten Wochentag an die Mitarbeiter versendet werden.


Zeitzone: Die Zeitzone, in der die Einladungen am eingestellten Wochentag zur eingestellten Zeit an die Mitarbeiter versendet werden.


Frequenz: Der Intervall, in dem Mitarbeiter regelmäßig zu Coffee-Breaks eingeladen werden. 


Starttag und Uhrzeit: Das einmalige Startdatum und die einmalige Uhrzeit, an der die ersten Einladungen versendet werden sollen und die Kampagne startet. 


💡 Wir empfehlen für den Starttag und Uhrzeit denselben Tag und Zeit zu hinterlegen, wie in den vorherigen Einstellungen



  1. Matching Einstellungen


Hinterlege, wie dein Team durch Crewting vernetzt wird. Hierfür stehen folgende Einstellungen zur Verfügung: 


Gruppengröße: Es können 2-12 Personen pro Coffee-Break verbunden werden. 


Matching Historie berücksichtigen: Durch diese Einstellung werden vergangene Treffen beim Matching berücksichtigt, um zu vermeiden, dass Kollegen sich wiederholt treffen. Auch mit dieser Einstellung ist es weiterhin möglich, dass Personen erneut miteinander verbunden werden. Je weniger Personen sich im Kanal befinden und je geringer deren Verfügbarkeit ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Benutzer erneut miteinander verbunden werden.


Benutzer Teilnahme Kontrolle: Standardmäßig werden alle Benutzer des ausgewählten Channels gematcht. Sollte das nicht gewünscht sein, können entweder bestimmte Benutzer vom Matching ausgeschlossen oder bestimmte Benutzer einbezogen werden - Hierfür steht eine Block List sowie eine Allow List zur Verfügung. 


Block List: Bestimmte Benutzer werden vom Matching ausgeschlossen. Diese Einstellungen bieten sich an, wenn einzelne User aus dem bestehenden Team nicht am Matching teilnehmen wollen. 


Allow List: Nur ausgewählte Benutzer werden für das Matching berücksichtigt. Ist diese Liste aktiv, werden nur die ausgewählten Benutzer gematcht. 



  1. Meeting Einstellungen 


Wähle die Plattform, auf der die Coffee-Breaks stattfinden sollen und lege die weiteren Meeting Einstellungen fest:


Zur Auswahl stehen hierbei Microsoft Teams, Google Meet und Crewting. Damit Microsoft Teams oder Google verwendet werden können, muss zuvor die entsprechende Integration aktiviert werden. Klicke hierfür einfach auf 🔗 Connect. 


💡 Unterschied zwischen Microsoft Teams oder Google Meetings gegenüber Crewting Meetings: Wenn Crewting Meet verwendet wird, kann über den Boost beispielsweise ein Quiz oder Icebreaker-Fragen zu den Coffee Breaks hinzugefügt werden.


Dauer: Wie lange ein Coffee-Break dauert. Dieser Zeitraum wird für die Kalendereinladung benötigt und anschließend automatisch im Kalender hinterlegt.  


Terminierungs-Modus: Wie Termine zwischen Benutzern geplant werden. Hierbei kann zwischen drei Optionen gewählt werden.


Terminierungs-Modus erklärt: 


  • Automatisierte Terminierung - Coffee-Breaks werden automatisch und auf Basis der Verfügbarkeiten terminiert.
  • Abstimmung gefolgt von Deadline-Automatisierung - Es werden 5 Vorschläge auf Basis der Verfügbarkeiten versendet und Benutzer haben bis zur Deadline Zeit, für einen oder mehrere Vorschläge zu stimmen. Sollte bis zur Deadline niemand gestimmt haben, wird automatisch ein Termin eingestellt. 
  • Manuelle Terminierung - Es werden 5 Vorschläge auf Basis der Verfügbarkeiten versendet und Benutzer müssen manuell für einen Termin stimmen. Wenn nicht abgestimmt wird, werden auch keine Einladungen versendet. 


Durch das Klicken auf Kampagne erstellen wird die Kampagne gespeichert und startet zum gegebenen Zeitpunkt. 


💡 Je besser die Kommunikation vor dem Start ist, desto erfolgreicher wird die Initiative sein. Teile dem Team das Startdatum klar und deutlich mit. Sobald deine Kampagne aktiv ist, startet Crewting zum eingestellten Zeitpunkt automatisch das Matching. Damit alle Mitarbeitenden Bescheid wissen und die Initiative ein Erfolg wird, empfehlen wir, die Coffee-Breaks aktiv im Team anzukündigen. Wie das am besten gelingt, erklären wir in diesem Artikel. 



Benutzermanagement und Regionale Einstellungen 


Über diese Einstellungen kannst du jederzeit Admin Berechtigungen an Benutzer aus deinem Workspace verteilen und regionale Einstellungen treffen: 


ℹ️ Diese Einstellungen findest du hier in der Crewting App: Microsoft Teams > Chatliste > Crewting > App > Mitarbeiter Matching > Einstellungen. 


Admin Berechtigungen


Hier können Admin Berechtigungen an andere Benutzer vergeben werden. Der Benutzer kann anschließend ebenfalls Kampagnen erstellen und verwalten. So fügst du einen neuen Admin hinzu: 


  1. Öffne den Menüpunkt User Management in der Crewting App 
  2. Klicke oben rechts auf Hinzufügen 
  3. Suche den Benutzer, dem du Adminberechtigungen erteilen willst
  4. Klicke auf Admin Berechtigungen erteilen


Nun verfügt der entsprechende Benutzer über Admin Berechtigungen 



Regionale Einstellungen


Die folgenden regionalen Einstellungen werden für Benutzer verwendet, die sich noch nicht einmalig mit ihren Microsoft-Zugangsdaten bei Crewting angemeldet haben. Crewting versendet auch an diese Benutzer Einladungen. Um dies zu ermöglichen, werden Standardeinstellungen verwendet, die vom Benutzer übernommen werden, der die App installiert. Diese Einstellungen können jederzeit angepasst werden.


Standard-Sprache hinterlegen: Die Standardsprache kann individuell angepasst werden. Hierfür stehen Deutsch und Englisch zur Verfügung. 


So änderst du die Standardsprache: 


  1. Öffne den Menüpunkt User Management in der Crewting App 
  2. Weiter unten findest du die regionalen Einstellungen
  3. Wähle unter Standardsprache rechts die gewünschte Sprache aus
  4. Die geänderten Einstellungen werden automatisch gespeichert



Standard-Ort hinterlegen: Der Standardort kann individuell angepasst werden. Dies wirkt sich auf die Formatierung von Datumsangaben und Zahlen aus. 


So änderst du den Standardort: 


  1. Öffne den Menüpunkt User Management in der Crewting App 
  2. Weiter unten findest du die regionalen Einstellungen
  3. Wähle unter Standardort rechts den gewünschten Ort aus
  4. Die geänderten Einstellungen werden automatisch gespeichert



Standard-Zeitzone hinterlegen: Die Standardzeitzone kann individuell angepasst werden, beispielsweise an den Firmensitz.


So änderst du die Standardzeitzone: 


  1. Öffne den Menüpunkt User Management in der Crewting App 
  2. Weiter unten findest du die regionalen Einstellungen
  3. Wähle unter Standardzeitzone rechts die gewünschten Zeitzone aus
  4. Die geänderten Einstellungen werden automatisch gespeichert



Coffee-Breaks pausieren und deaktivieren


Als Admin besteht die Möglichkeit einzelne Kampagnen zu deaktivieren. Zudem kann eine Pause der Coffee-Breaks für die gesamte Organisation aktiviert werden. Diese Funktion verwenden die meisten Unternehmen über Weihnachten oder Offsites. Wie das geht, erklären wir in diesem Abschnitt. 


💡 Es kann vorkommen, dass trotz einer Pause noch einzelne Nachrichten von Crewting versendet werden. Sobald die Pause aktiv ist, wird kein neues Matching mehr erstellt. Terminabstimmungen, Einladungen und Reminder, die zu vergangenen Matchings gehören, werden versendet, sodass der letzte Coffee-Break abgeschlossen ist. 


Kampagne pausieren


Eine Kampagne pausieren: Pausiere eine einzelne Kampagne für einen bestimmten Zeitraum. Nach Ende der Pause wird das Matching automatisch wieder gestartet. 


  1. Öffne den Menüpunkt Mitarbeiter Matching in der Crewting App 
  2. Wähle die Kampagne, die du pausieren willst
  3. Klicke auf Bearbeiten
  4. Öffne Management 
  5. Klicke auf Kampagne pausieren
  6. Wähle das Datum und die Zeit, wann die Kampagne wieder starten soll 
  7. Bestätige das Kontrollkästchen 
  8. Klicke auf Matching pausieren 
  9. Wichtig: Das erneute Startdatum der Kampagne wird verschoben und aktualisiert in der Übersicht dargestellt. Der Button bzw. das Informationsfeld unter Mitarbeiter Matching ändert sich nicht. 



Kampagne deaktivieren


Eine Kampagne deaktivieren: Deaktiviere eine einzelne Kampagne. Die Kampagne wird erst wieder gestartet, wenn sie aktiviert wird. 


  1. Öffne den Menüpunkt Mitarbeiter Matching in der Crewting App 
  2. Wähle die Kampagne, die du pausieren willst
  3. Klicke auf Bearbeiten
  4. Öffne Management 
  5. Deaktiviere die Kampagne via Kampagnenstatus
  6. Nun ist die Kampagne auf unbestimmte Zeit deaktiviert 



Verwaltung deines Abonnements


Du kannst dein Abonnement in den Crewting App unter dem Menüpunkt Abonnement verwalten. Dort findest du auch deine Rechnungen. Nur Admins mit Abonnement-Zugriff können Rechnungen einsehen und Änderungen vornehmen.


Aktualisiert am: 06/02/2026

War dieser Beitrag hilfreich?

Teilen Sie Ihr Feedback mit

Stornieren

Danke!