Artikel über: Erste Schritte

Coffee-Breaks in Slack ankündigen

In diesem Artikel erfährst du, wie du die Crewting Coffee-Breaks vor dem Start effektiv ankündigst (per E-Mail und in Slack), damit möglichst viele Kolleg:innen teilnehmen.


Eine klare Ankündigung stellt sicher, dass sich Kolleg:innen rechtzeitig anmelden, ihren Kalender verbinden und beim ersten Matching keine Fragen aufkommen. 


Wir empfehlen, die Erstankündigung per E-Mail zu versenden und kurz vor dem Start zusätzlich im Slack-Channel zu erinnern. So stellst du sicher, dass die Information wirklich alle erreicht. In kleineren Teams kann auch eine reine Slack-Ankündigung ausreichen. Für größere oder verteilte Teams empfehlen wir zusätzlich E-Mail.


⚠️ Voraussetzung: Bevor du mit der Ankündigung startest, muss mindestens eine aktive Coffee-Break-Kampagne eingerichtet sein. Falls noch keine Kampagne existiert, erklärt dieser Artikel Schritt für Schritt, wie du sie einrichtest.



Erstelle eine Ankündigungs-E-Mail


Wir empfehlen die E-Mail-Ankündigung ca. 1 Woche vor dem Start zu versenden. Eine Woche Vorlauf hat sich bewährt, damit genügend Zeit bleibt, die Verfügbarkeiten einzustellen und den Kalender zu verbinden. Bei kurzfristigen Starts kannst du den Zeitraum verkürzen.


Die folgende E-Mail richtest du an alle Kolleg:innen, die an den Coffee-Breaks teilnehmen sollen - idealerweise an alle Mitglieder des entsprechenden Slack-Channels.


Kündige die Coffee-Breaks zuerst per E-Mail an. Wir haben eine Vorlage für dich erstellt. Füge die fehlenden Informationen an den markierten Stellen ein und passe sie gerne an deinen persönlichen Stil an.


Das Startdatum, sowie den Tag, an dem die Einladungen versendet werden, müssen immer individuell eingefügt werden. Du findest diese Informationen entweder


  • direkt in Slack unter Crewting App > Home > Admin-Einstellungen oder
  • in der Crewting WebApp unter Mitarbeiter Matching > Kampagne bearbeiten.


Vorlage



Hi zusammen! 


Wir freuen uns,  euch die Crewting Coffee-Breaks vorstellen zu können! ☕️


Ab dem {Startdatum} werdet ihr mit Kollegen für Coffee-Breaks vernetzt, um euch innerhalb von **{Unternehmensname} **austauschen zu können. 


Was müsst ihr dafür tun? 🤔


  1. Bitte öffne die Coffee-Break Crewting App in Slack - Du findest die App in Slack unterhalb der Direktnachrichten via Apps
  2. Wechsle zu Home
  3. Weiter unten findest du deine Verfügbarkeiten
  4. Klicke auf Kalender verknüpfen
  5. Verbinde entweder deinen Microsoft oder Google Kalender
  6. Autorisiere den Vorgang
  7. Klicke auf Zulassen
  8. (optional) Passe deine Verfügbarkeiten über die Einstellungen in der App an


Und das war's schon! Nun erhältst du jeden {Frequenz + Tag des Matchings} eine Einladung zu einem Coffee-Break. 


Wenn du deinen Kalender verbindest, synchronisiert Crewting deine Verfügbarkeit für das Matching. Terminvorschläge und Einladungen erhältst du automatisch über eine Direktnachricht hier in Slack und per E-Mail. ✅


Du findest die Coffee-Breaks direkt in deinem Business-Kalender und kannst über den Link in der Einladung teilnehmen! 


Viel Spaß mit den neuen Connections! 🎉




Versende einen Reminder in Slack



Wir empfehlen den Reminder 2 Tage vor dem Start zu versenden.


Kurz vor dem Start empfiehlt sich eine Erinnerung im Slack-Channel. Falls einzelne User den Schritten in der E-Mail nicht gefolgt sind, haben sie noch zwei Tage Zeit, um den Kalender zu verknüpfen. Wir haben dir auch hierfür eine Vorlage vorbereitet, die du im Slack-Channel, mit dem die Coffee-Break-App verknüpft wurde, teilen kannst.


Teile den Reminder im Slack-Channel, in dem Crewting eingerichtet wurde (z. B. #coffee-breaks).


💡 Sollten einzelne User den Kalender nicht verknüpfen, werden sie trotzdem beim Matching berücksichtigt, solange sie im Slack-Channel sind - allerdings werden dann die Standardverfügbarkeiten verwendet



Vorlage



Hi zusammen! 


In zwei Tagen starten wir mit den Coffee-Breaks! ☕️


Bitte nimm dir fünf Minuten Zeit, um deinen Kalender zu verknüpfen. So werden deine Termine und Verfügbarkeiten von Beginn an für das Matching berücksichtigt.


Die einzelnen Schritte werden hier erklärt:


  1. Bitte öffne die Coffee-Break Crewting App in Slack - Du findest die App in Slack unterhalb der Direktnachrichten via Apps
  2. Wechsle zu Home
  3. Weiter unten findest du deine Verfügbarkeiten
  4. Klicke auf Kalender verknüpfen
  5. Verbinde entweder deinen Microsoft oder Google Kalender
  6. Autorisiere den Vorgang
  7. Klicke auf Zulassen
  8. (optional) Passe deine Verfügbarkeiten über die Einstellungen in der App an


Wenn du deinen Kalender verbindest, synchronisiert Crewting deine Verfügbarkeit für das Matching. Terminvorschläge und Einladungen erhältst du automatisch über eine Direktnachricht hier in Slack und per E-Mail. ✅


Du findest die Coffee-Breaks direkt in deinem Business-Kalender und kannst über den Link in der Einladung teilnehmen! 


Danke für deine Unterstützung und viel Spaß mit den Coffee-Breaks! 🙌




Was kommt nach der Ankündigung?


Nach der Ankündigung musst du nichts weiter tun. Sobald die Kampagne startet, übernimmt Crewting automatisch das Matching. In diesem Artikel erfährst du, wie du die Coffee-Breaks langfristig erfolgreich machst.


Aktualisiert am: 19/01/2026

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