Damit die Coffee-Breaks ein voller Erfolg werden und wir möglichst viele Kolleg:innen verbinden können, empfehlen wir die Coffee-Breaks rechtzeitig anzukündigen.

Grundsätzlich eignet sich sowohl E-Mail, als auch der Teams Channel für die Kommunikation. Da in der Praxis auch schnell mal eine Nachricht übersehen wird, können auch direkt beide Kanäle genutzt werden.

Erstelle eine Ankündigungs-E-Mail

Wir empfehlen die E-Mail-Ankündigung ca. 1 Woche vor dem Start zu versenden.

Kündige die Coffee-Breaks zuerst per E-Mail an. Wir haben eine Vorlage für dich erstellt. Füge die fehlenden Informationen an den markierten Stellen ein und passe sie gerne an deinen persönlichen Stil an.

Das Startdatum, den Team-Namen sowie den Tag, an dem die Einladungen versendet werden, findest du in der Coffee-Break-Konfiguration in den Admin-Einstellungen der App.

Wo du den Link des Teams findest, wird im nächsten Abschnitt dieses Artikels erklärt.

Vorlage

Hi zusammen! 

Wir freuen uns,  euch die Crewting Coffee-Breaks vorstellen zu können! ☕️

Ab dem {Startdatum} werdet ihr mit Kollegen für Coffee-Breaks vernetzt, um euch innerhalb von {Unternehmensname} austauschen zu können. 

Was müsst ihr dafür tun? 🤔

1. Bitte öffne das {Name des Teams} Team in MS Teams - Hier findest du den Link zum Team: {Link einfügen - im nächsten Abschnitt erklärt}
2. Klicke auf die Coffee-Break - Crewting App in der oberen Navigationsleiste
3. Melde dich mit deinen Microsoft-Zugangsdaten an 
4. Verbinden deinen Kalender über die Einstellungen - Hier findest du eine Anleitung
5. (optional) Passe deine Verfügbarkeiten über die Einstellungen in der App an

Und das war's schon! Nun erhältst du jeden {Frequenz + Tag des Matchings} eine Einladung zu einem Coffee-Break. 

Wenn du deinen Kalender verbindest, synchronisiert Crewting deine Verfügbarkeit für das Matching. Terminvorschläge und Einladungen erhältst du automatisch über den Chat-Bot hier in Teams und per E-Mail. ✅

Du findest die Coffee-Breaks direkt in deinem Business-Kalender und kannst über den Link in der Einladung teilnehmen! 

Viel Spaß mit den neuen Connections! 🎉

Kopiere den Link des Teams

Kopiere den Link des Teams, in das die Coffee-Break App installiert wurde und füge ihn bei Schritt 1 der Ankündigungs-E-Mail ein. Personen werden über diesen Link direkt in das richtige Team weitergeleitet oder können dem Team beitreten.

Im Screenshot wird dargestellt, wie der Link kopiert werden kann:

Versende einen Reminder in Teams

Wir empfehlen den Teams Reminder 2 Tage vor dem Start zu versenden.

Kurz vor dem Start empfiehlt sich eine Erinnerung im Teams-Channel. Falls einzelne User den Schritten in der E-Mail nicht gefolgt sind, haben sie noch zwei Tage Zeit, um sich in der App zu authentifizieren und den Kalender zu verknüpfen. Wir haben dir auch hierfür eine Vorlage vorbereitet, die du im Team-Channel, in dem die Coffee-Break-App installiert wurde, teilen kannst.

Vorlage

Hi zusammen! 

In zwei Tagen starten wir mit den Coffee-Breaks! ☕️

Bitte nimm dir fünf Minuten Zeit, um dich in der App anzumelden. So werden deine Termine und Verfügbarkeiten von Beginn an für das Matching berücksichtigt.

Die einzelnen Schritte werden hier erklärt:

1. Klicke auf die Coffee-Break - Crewting App in der oberen Navigationsleiste dieses Teams
2. Melde dich mit deinen Microsoft-Zugangsdaten an 
3. Verbinden deinen Kalender über die Einstellungen - Hier findest du eine Anleitung
4. (optional) Passe deine Verfügbarkeiten über die Einstellungen in der App an

Wenn du deinen Kalender verbindest, synchronisiert Crewting deine Verfügbarkeit für das Matching. Terminvorschläge und Einladungen erhältst du automatisch über den Chat-Bot hier in Teams und per E-Mail. ✅

Du findest die Coffee-Breaks direkt in deinem Business-Kalender und kannst über den Link in der Einladung teilnehmen! 

Danke für deine Unterstützung und viel Spaß mit den Coffee-Breaks! 🙌

Was kommt nach der Ankündigung?

Dieser Artikel enthält Informationen darüber, wie Coffee-Breaks zum Erfolg werden.

Aktualisiert am: 13/10/2025