Artikel über: Erste Schritte

Coffee-Breaks in Microsoft Teams ankündigen

In diesem Artikel erfährst du, wie du die Crewting Coffee-Breaks vor dem Start effektiv ankündigst (per E-Mail und in Microsoft Teams), damit möglichst viele Kolleg:innen teilnehmen.

Eine klare Ankündigung stellt sicher, dass sich Kolleg:innen rechtzeitig anmelden, ihren Kalender verbinden und beim ersten Matching keine Fragen aufkommen.

Wir empfehlen, die Erstankündigung per E-Mail zu versenden und kurz vor dem Start zusätzlich im Teams-Channel zu erinnern. So stellst du sicher, dass die Information wirklich alle erreicht.

⚠️ Voraussetzung: Bevor du mit der Ankündigung startest, muss mindestens eine aktive Coffee-Break-Kampagne eingerichtet sein. Falls noch keine Kampagne existiert, erklärt dieser Artikel Schritt für Schritt, wie du sie einrichtest.

Erstelle eine Ankündigungs-E-Mail

Wir empfehlen die E-Mail-Ankündigung ca. 1 Woche vor dem Start zu versenden. Eine Woche Vorlauf hat sich bewährt, damit genügend Zeit bleibt, sich anzumelden und den Kalender zu verbinden. Bei kurzfristigen Starts kannst du den Zeitraum verkürzen.

Die folgende E-Mail richtest du an alle Kolleg:innen, die an den Coffee-Breaks teilnehmen sollen - idealerweise an alle Mitglieder des entsprechenden Teams.

Kündige die Coffee-Breaks zuerst per E-Mail an. Wir haben eine Vorlage für dich erstellt. Füge die fehlenden Informationen an den markierten Stellen ein und passe sie gerne an deinen persönlichen Stil an.

Das Startdatum, den Team-Namen sowie der Tag, an dem die Einladungen versendet werden, müssen immer individuell eingefügt werden. Diese Informationen findest du in der Crewting-App unter Mitarbeiter Matching > Bearbeiten.

Vorlage

Hi zusammen!

Wir freuen uns, euch die Crewting Coffee-Breaks vorstellen zu können! ☕️

Ab dem {Startdatum} werdet ihr mit Kollegen für Coffee-Breaks vernetzt, um euch innerhalb von {Unternehmensname} austauschen zu können.

Was müsst ihr dafür tun? 🤔

Öffne die Crewting App
Füge die App hinzu
Klicke in der Willkommensnachricht auf Plattform öffnen
Öffne die Einstellungen unten links
Klicke auf Kalender hinzufügen
Suche deinen Outlook oder Google Kalender unter Apps
Klicke auf Details anzeigen
Öffne das Dropdown Menü oben rechts über Verbinden und klicke auf Verbinden
Bestätige den Vorgang mit deinem Account

Und das war's schon! Nun erhältst du jeden {Frequenz + Tag des Matchings} eine Einladung zu einem Coffee-Break.

Wenn du deinen Kalender verbindest, synchronisiert Crewting deine Verfügbarkeit für das Matching. Terminvorschläge und Einladungen erhältst du automatisch über den Chat-Bot hier in Teams und per E-Mail. ✅

Du findest die Coffee-Breaks direkt in deinem Business-Kalender und kannst über den Link in der Einladung teilnehmen!

Viel Spaß mit den neuen Connections! 🎉

Versende einen Reminder in Teams

Wir empfehlen den Reminder 2 Tage vor dem Start zu versenden.

Kurz vor dem Start empfiehlt sich eine Erinnerung im Teams-Channel. Falls einzelne User den Schritten in der E-Mail nicht gefolgt sind, haben sie noch zwei Tage Zeit, um sich in der App zu authentifizieren und den Kalender zu verknüpfen. Wir haben dir auch hierfür eine Vorlage vorbereitet, die du im Team-Channel, in dem die Coffee-Break-App installiert wurde, teilen kannst.

💡 Sollten einzelne User sich nicht authentifizieren oder den Kalender nicht verknüpfen, werden sie trotzdem beim Matching berücksichtigt, solange sie im Teams Channel sind - allerdings werden dann die Standardverfügbarkeiten verwendet

Vorlage

Hi zusammen!

In zwei Tagen starten wir mit den Coffee-Breaks! ☕️

Bitte nimm dir fünf Minuten Zeit, um dich in der App anzumelden. So werden deine Termine und Verfügbarkeiten von Beginn an für das Matching berücksichtigt.

Die einzelnen Schritte werden hier erklärt:

Öffne die Crewting App
Füge die App hinzu
Klicke in der Willkommensnachricht auf Plattform öffnen
Öffne die Einstellungen unten links
Klicke auf Kalender hinzufügen
Suche deinen Outlook oder Google Kalender unter Apps
Klicke auf Details anzeigen
Öffne das Dropdown Menü oben rechts über Verbinden und klicke auf Verbinden
Bestätige den Vorgang mit deinem Account

Du findest die Coffee-Breaks direkt in deinem Business-Kalender und kannst über den Link in der Einladung teilnehmen!

Danke für deine Unterstützung und viel Spaß mit den Coffee-Breaks! 🙌

Was kommt nach der Ankündigung?

Nach der Ankündigung musst du nichts weiter tun. Sobald die Kampagne startet, übernimmt Crewting automatisch das Matching. In diesem Artikel erfährst du, wie du die Coffee-Breaks langfristig erfolgreich machst.

Aktualisiert am: 03/02/2026

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